Tema 8: Sistemas de ordenación y clasificación documental 1.

8.2 Normas de clasificación.

Ventajas e inconvenientes.

• Sistema de clasificación alfabético.

Ventajas podemos señalar que es muy sencillo de emplear, pues utiliza el alfabeto y permite clasificar todo tipo de documentos, pues solo se necesita conocer el nombre,

Inconveniente aparece cuando hay mucha documentación, ya que puede coincidir el mismo nombre, produciéndose una duplicidad que genera confusión o error.

• Sistema de clasificación numérico.

Ventajas que presenta es la dificultad de que se produzca duplicidad en el archivo y por tanto, hay un mayor control de la documentación e induce a menos errores.

Inconveniente radica en que, al no conocer el número del documento a buscar, se necesita una lista auxiliar para localizarlo.

• Sistema de clasificación alfa-numérico.
• Sistema de clasificación cronológico,

Ventajas que presenta es la sencillez de utilizar las fechas para ordenar.
Inconveniente es la necesidad de conocer la fecha del documento para encontrarlo; por tanto, obliga a llevar un índice.

• Sistema de clasificación geográfico.

Ventajas, diremos que es muy sencillo de utiliza.

Inconveniente es la cantidad de espacio que se necesita en cada fichero, pues al estar ordenados por municipios, países, ect,. se genera multitud de documentos y deja de ser práctico.

• Sistema de clasificación por asuntos o materias.

Ventajas principales tenemos la rapidez para ordenar y la facilidad para intercalar nuevos asuntos.

Inconvenientes se necesita una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada documento; el otro inconveniente es la necesidad de conocer el asunto de que trata cada documento.

8.3 Sistema de ordenación y clasificación alfabético.

8.3.1 Ordenación de las palabras alfabéticamente.

8.3.2 Nombre de personas: reglas.

Regla número 1.

Ordenatriz, que en e caso de los nombres de personas, es el primer apellido, seguido del segundo. en el caso de que hubiera, y a continuación separado por una coma, iría el nombre de la persona.

 

Regla número 2

Partículas gramaticales como de, y del. de la, etcétera, estas no se tendrán en cuenta a la hora de ordenarlos alfabéticamente para su clasificación.

Regla número 3

Compuestos unidos por un guión, al ordenarlos para su clasificación se prescinde del guión.

Reglas número 4

Nombres extranjeros, las partículas que acompañan a los nombres sí se tendrán en consideración a la hora de ordenar y clasificar alfabéticamente.

Reglas número 5

Caso de título académico, grado eclesiástico o militar.

Título académico, un grado eclesiástico o militar, tanto el título académico como el grado eclesiástico o militar no se tendrán en consideración para determinar el orden alfabético, pero sí se escribirá el título o grado eclesiástico o militar al final del nombre y entre paréntesis.

Reglas número 6

Con designaciones cronológicas, tales como Carlos IV, Carlos V, etc. El orden lo marca el nombre y el orden de número romano, o la palabra como hijo/a, Senior (Sr.) o Junior (Jr.), en el caso de que formaran parte de la clasificación.

8.3.3 Nombres comerciales: reglas.

Es muy frecuente encontrar algunas palabras escritas como abreviaturas, como ejemplo Hnos.; en este caso, a la hora de ordenar para determinar el orden alfabético, se considera como si estuviera totalmente escrita.