Tema 5: Otros documentos de uso en la empresa y las Administraciones Públicas.

5.1 El acta de reunión

El acta es un escrito donde se recoge el resumen de lo tratado en una reunión. En ella se reflejan los acuerdos tomados, las informaciones más importantes que quieren hacerse constar y el recuento de votos.

Para su redacción se utiliza el libro de actas.

• El objeto de la reunión.
• Los asuntos tratados.
• Las intervenciones de los asistentes.
• Los acuerdos tomados.
• El lugar donde se celebra la reunión.

5.2 El certificado

Es una comunicación escrita en la que se da fe, se reconoce o se autentifica un hecho determinado.

El certificado lo expiden personas autorizadas para ello, pertenecientes tanto a la Administración Pública como a la empresa privada.

Normalmente, se utiliza papel tamaño DIN-A4. Puede escribirse en primera o tercera persona.

• Encabezamiento: Este apartado contiene el membrete del organismo o empresa que expide el certificado y la identificación de la persona que lo firma, detallando el nombre y apellidos, así como el cargo que ocupa en la empresa.
• Texto: Comienza con la expresión <<CERTIFICO:>>, escrita en mayúsculas. La circunstancia que se quieren certificar y cada uno de ellos comenzará con la palabra<<Que>>.
• Cierre: El certificado finaliza con unas fórmulas de certificación tales como:

1. Y para que conste, y a petición del interesado, firmo el presente certificado.
2. Y para que conste a los efectos oportunos, expido la presente certificación.



5.3 La solicitud o instancia

La solicitud o instancia es un escrito o documento oficial a través del cual un particular demanda o solicita algo a un organismo competente.

En la actualidad hay un gran número de modelos de impresos de instancias normalizado.

5 partes:

• Encabezamiento: Contiene la identificación del emisor: nombre, número de DNI, domicilio, número de teléfono, lugar y fecha de nacimiento y además, dependiendo del contenido del escrito, cualquier otro dato que se considere necesario, como puede ser la profesión del interesado.
• Exposición: En esta parte se explican los motivos y razones por los que se formula la solicitud.
• Solicitud: Aquí se hace constar, de una manera breve y clara, qué es lo que se solicita.
• Cierre: Se indica la ciudad desde donde se escribe y la fecha completa.
• Pie: Aquí se escribe, en letras mayúsculas, el tratamiento, el cargo u organismo y la ciudad donde se reside el destinatario de la solicitud.

5.4 El oficio

El oficio es una comunicación escrita, un documento que, con carácter oficial, utilizan los organismos públicos, en el que se notifica o comunica alguna cosa de interés a un particular, una empresa u otro organismo oficial, por lo que es un procedimiento que tiene carácter oficial.

Tres partes:

• Encabezamiento: Contiene el membrete de la autoridad u organismo que expide el documento, las referencias, el asunto y la fecha de redacción del escrito.

• Exposición: Es el texto del escrito donde se recogen los antecedentes, motivos y resoluciones del mismo.

Pueden ser:

1. En respuesta a su escrito de fecha.
2. En relación con el expediente tramitado en.
3. Examinada la solicitud de... referente a.
4. Esta Secretaría, mediante oficio número.
5. Visto el expediente instruido a instancia de.
6. Adjunto le remito un.
7. Pongo en su conocimiento.

• Cierre: Consta de: firma, antefirma y cargo de la persona que firma el oficio; la fecha y la localidad del escrito, en el caso que no se hubiera contemplado en la cabecera del escrito y el nombre y la dirección del destinatario, que se podrá incluir en este apartado o en la cabecera del oficio.