Tema 9: Sistema de ordenación y clasificación documental II.

9.1 Sistema de ordenación y clasificación numérico.

Este sistema de clasificación numérico consiste en ordenar los documentos siguiendo la secuencia natural de los números, asignando a cada individuo, empresa, cliente o asunto de que se trate un número, y todos los documentos correspondientes a ese número asignado se colocarán dentro de la carpeta que le corresponda.

9.2 Sistema de ordenación y clasificación alfa-numérico.

Este sistema alfa-numérico consiste en clasificar utilizando una combinación de los números naturales y de las letras del alfabeto, o anteponiendo primero las letras y después los números.

9.3 Sistema de ordenación y clasificación cronológico.

La clasificación cronológica, es un sistema que utiliza las fechas a la hora de ordenar o registrar documentos.

9.4 Sistema de ordenación y clasificación geográfico

En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en el que opera la empresa y las necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos, se utilizan las siguientes divisiones territoriales:

1. Continente.
2. País.
3. Comunidad Autónoma.
4. Provincia.
5. Comarca.
6. Municipio.
7. Calle, número.
8. Nombre de la empresa ya sean persona física o jurídica.

Hay cuidades cuyas calles comienzan por un número seguido del nombre; en este caso, se utilizará como primer orden el número expresado en letra y después el nombre de la calle.

Se tomará como elemento de ordenación alfabética el nombre de la vía pública, prescindiendo de las palabras calle, avenida, plaza, callejón, etcétera.

Para hacer grupos de clasificación geográfica, la primera posición que se considera es la provincia, o la comarca en el caso de que las demarcaciones sean comarcales y no provinciales, después se considera la localidad y en último lugar el nombre de la vía pública.

9.5 Sistema de ordenación y clasificación por asuntos o materias.

El sistema de clasificación por asuntos o materias utiliza el orden de clasificación según el tema de que se trata. Este sistema se utiliza cuando una empresa está más interesada en la descripción de un asunto, como pueden se las devoluciones de ventas y por qué se han producido, que en la fecha de entrada de estas mercancías.

Seguir un orden alfabético por materias a la hora de clasificar los temas, independientemente del contenido de éstos.

Seguir un orden lógico de contenidos para la clasificación de los asuntos o temas en los que una materia engloba a la materia o asunto inmediato inferior.