Tema 7: La correspondencia. La servicio de correos.

7.1 La circulación interna de la correspondencia.

Cualquier comunicación escrita que se produce entre una persona perteneciente a una empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa diferente, se le denomina correspondencia.

• Recepción de la correspondencia, de faxes y otros envíos postales (telegramas, paquetería, tarjetas de felicitación, boletines, etc.)
• Selección de la correspondencia: abrir y comprobar el contenido de la misma, hacer una primera división entre los documentos que son necesarios y registrar.
• Clasificar la correspondencia: la correspondencia se debe clasificar según el orden de distribución y entrega a los destinatarios de la misma, sin olvidar que se debe dar preferencia a las entregas urgentes.
• Registro de entrada/salida de la correspondencia: en este registro se anotarán la fecha, remitente/destinatario, clase de documento, anexos, etcétera.
• Registro de entrada/salida de fax: se anotarán todos aquellos faxes que reciba o envíe la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido, fecha de llegada/salida, hora, número de fax, etcétera.
• Distribuir la correspondencia: uno de los aspectos más importantes para el buen funcionamiento de la circulación interna de la correspondencia es preparar una ruta a seguir por los diferentes departamentos o secciones de la empresa u organización.

7.2 El sobre.

• El sobre normal: de forma cuadrada.
• El sobre americano: con forma rectangular.
• Sobres con ventanilla: tiene una ventanilla de papel transparente, por lo que se puede leer la dirección del interior de la carta, sin que sea necesario escribirla en el sobre.

7.3 Dirección del destinatario y del remitente.

7.3.1 Direcciones del destinatario.

• Primero: nombre del destinatario.
• Segundo: nombre de la vía, número, piso, escalera.
• Tercero: código postal, localidad y provincia.
• Cuarto: en los envíos internacionales el país de destino, indicando delante del código postal la letra que corresponde al país.

7.3.2 Remites.

El remite puede colocarse en dos zonas diferentes del sobre:

• En este caso, el sobre llevaría impreso el remite del mismo, y en él constarían datos como el nombre de la empresa, dirección y logotipo.
• El remite también puede situarse en el reverso del sobre, tanto si está impreso o no, la disposición sería la que se muestra en el Ejemplo 7.6.

7.4 Registro de la correspondencia

Todas las empresas u organismos oficiales reciben y envían correspondencia y ésta debe ser registrada, para ello se utilizan los libros registro de entrada y salida de la correspondencia, donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y salida que tiene lugar en la empresa.

La Tabla 7.1 muestra un ejemplo de un modelo de registro de entrada de la correspondencia y la Tabla 7.2, del registro de salida.

7.5 Registro de fax

Que se realizan a través del fax, por lo que, en general, en casi todas las organizaciones hay un registro de entrada/salida de fax.

La Tabla 7.3 muestra un modelo de registro de entrada de fax.

7.6 El servicio de correos 

7.6.1 Envíos urgentes.

• Postal Exprés Nacional,
• Postal Exprés Internacional,
• Correo urgente internacional.
• Carta urgente.
• Valija.

7.6.2 Básicos.

Dentro de este servicio se encuentra el envío certificado, opción que se utiliza a la hora de enviar documentos u objetos especialmente importantes.

• Carta/tarjeta postal.
• Carta/tarjeta postal certificada.

7.6.3 Paquetería.

Tanto el Paquete Postal como el Paquete Azul están sujetos a unas dimensiones máximas y mínimas, reguladas por Correos, y no pueden sobrepasar los 20 kilos de peso.

Para el envío a otros países, se utiliza el servicio de Paquete Internacional.

• Paquete Azul.
• Paquete Postal.
• Paquete Internacional.

7.6.4 Empresariales.

• Publicorreo.
• Publicorreo internacional.
• Publibuzón.
• Libros (Postlibris).
• Periódicos.
• Apartado postal.
• Franqueo en destino.

7.6.5 Financieros.

En las oficinas de Correos pueden encontrarse productos y servicios que ofrece el Deutsche Bank, ya que Correos es agente de éste banco.

• Giro ordinario.
• Giro urgente.
• Servicios financieros Eurogiro.
• Dinero en minutos.

7.6.6 Telecomunicación.

El servicio de burofax, en este caso, Correos entregará el fax en el domicilio del destinatario, pues éste no dispondría de un terminal de fax. Tipos servicios de telecomunicaciones son los siguientes:

• Telegrama.
• Télex.
• Fax.
• Burofax.

7.6.7 Otros servicios.

• Prefranqueados: envíos ya franqueados.
• Reenvío postal: cuando se cambia de dirección y durante un periódico de tiempo, la correspondencia será al nuevo domicilio.
• Apartado postal o buzón: disponible en las oficinas de correos.
• Embalajes: tales como cajas, sobre verde alcolchado, sobre verde semirrígido, pack postal con burbujas, pack postal papel, embalajes para botellas, eltcétera.

Correos Digital, a través del cual se pueden enviar cartas y postales desde el propio ordenador y a través de internet, con el consiguiente ahorro de tiempo y de recursos.

• Correo Digital: permite enviar cartas y postales desde el propio ordenador del usuario, el proceso es el que a continuación se detalla: Se prepara la carta con el procesador de texto o en formato PDF.
• Compra de sellos: que se pueden personalizar con los imágenes que aporta la propia página web del servicio de Correos.
• Albaranes y Depósitos On Line-Ganes: permite registrar varios albaranes de entrega, referentes a la paquetería que se va a enviar.
• Cambio de domicilio: permite comunicar el cambio de domicilio postal a las empresas, amigos, etc.
• Filatelia Online, correo seguro, etc: son otros servicios que se ofrecen.