Tema 8: Sistemas de ordenación y clasificación documental 1.

8.2 Normas de clasificación.

Ventajas e inconvenientes.

• Sistema de clasificación alfabético.

Ventajas podemos señalar que es muy sencillo de emplear, pues utiliza el alfabeto y permite clasificar todo tipo de documentos, pues solo se necesita conocer el nombre,

Inconveniente aparece cuando hay mucha documentación, ya que puede coincidir el mismo nombre, produciéndose una duplicidad que genera confusión o error.

• Sistema de clasificación numérico.

Ventajas que presenta es la dificultad de que se produzca duplicidad en el archivo y por tanto, hay un mayor control de la documentación e induce a menos errores.

Inconveniente radica en que, al no conocer el número del documento a buscar, se necesita una lista auxiliar para localizarlo.

• Sistema de clasificación alfa-numérico.
• Sistema de clasificación cronológico,

Ventajas que presenta es la sencillez de utilizar las fechas para ordenar.
Inconveniente es la necesidad de conocer la fecha del documento para encontrarlo; por tanto, obliga a llevar un índice.

• Sistema de clasificación geográfico.

Ventajas, diremos que es muy sencillo de utiliza.

Inconveniente es la cantidad de espacio que se necesita en cada fichero, pues al estar ordenados por municipios, países, ect,. se genera multitud de documentos y deja de ser práctico.

• Sistema de clasificación por asuntos o materias.

Ventajas principales tenemos la rapidez para ordenar y la facilidad para intercalar nuevos asuntos.

Inconvenientes se necesita una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada documento; el otro inconveniente es la necesidad de conocer el asunto de que trata cada documento.

8.3 Sistema de ordenación y clasificación alfabético.

8.3.1 Ordenación de las palabras alfabéticamente.

8.3.2 Nombre de personas: reglas.

Regla número 1.

Ordenatriz, que en e caso de los nombres de personas, es el primer apellido, seguido del segundo. en el caso de que hubiera, y a continuación separado por una coma, iría el nombre de la persona.

 

Regla número 2

Partículas gramaticales como de, y del. de la, etcétera, estas no se tendrán en cuenta a la hora de ordenarlos alfabéticamente para su clasificación.

Regla número 3

Compuestos unidos por un guión, al ordenarlos para su clasificación se prescinde del guión.

Reglas número 4

Nombres extranjeros, las partículas que acompañan a los nombres sí se tendrán en consideración a la hora de ordenar y clasificar alfabéticamente.

Reglas número 5

Caso de título académico, grado eclesiástico o militar.

Título académico, un grado eclesiástico o militar, tanto el título académico como el grado eclesiástico o militar no se tendrán en consideración para determinar el orden alfabético, pero sí se escribirá el título o grado eclesiástico o militar al final del nombre y entre paréntesis.

Reglas número 6

Con designaciones cronológicas, tales como Carlos IV, Carlos V, etc. El orden lo marca el nombre y el orden de número romano, o la palabra como hijo/a, Senior (Sr.) o Junior (Jr.), en el caso de que formaran parte de la clasificación.

8.3.3 Nombres comerciales: reglas.

Es muy frecuente encontrar algunas palabras escritas como abreviaturas, como ejemplo Hnos.; en este caso, a la hora de ordenar para determinar el orden alfabético, se considera como si estuviera totalmente escrita.

Tema 7: La correspondencia. La servicio de correos.

7.1 La circulación interna de la correspondencia.

Cualquier comunicación escrita que se produce entre una persona perteneciente a una empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa diferente, se le denomina correspondencia.

• Recepción de la correspondencia, de faxes y otros envíos postales (telegramas, paquetería, tarjetas de felicitación, boletines, etc.)
• Selección de la correspondencia: abrir y comprobar el contenido de la misma, hacer una primera división entre los documentos que son necesarios y registrar.
• Clasificar la correspondencia: la correspondencia se debe clasificar según el orden de distribución y entrega a los destinatarios de la misma, sin olvidar que se debe dar preferencia a las entregas urgentes.
• Registro de entrada/salida de la correspondencia: en este registro se anotarán la fecha, remitente/destinatario, clase de documento, anexos, etcétera.
• Registro de entrada/salida de fax: se anotarán todos aquellos faxes que reciba o envíe la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido, fecha de llegada/salida, hora, número de fax, etcétera.
• Distribuir la correspondencia: uno de los aspectos más importantes para el buen funcionamiento de la circulación interna de la correspondencia es preparar una ruta a seguir por los diferentes departamentos o secciones de la empresa u organización.

7.2 El sobre.

• El sobre normal: de forma cuadrada.
• El sobre americano: con forma rectangular.
• Sobres con ventanilla: tiene una ventanilla de papel transparente, por lo que se puede leer la dirección del interior de la carta, sin que sea necesario escribirla en el sobre.

7.3 Dirección del destinatario y del remitente.

7.3.1 Direcciones del destinatario.

• Primero: nombre del destinatario.
• Segundo: nombre de la vía, número, piso, escalera.
• Tercero: código postal, localidad y provincia.
• Cuarto: en los envíos internacionales el país de destino, indicando delante del código postal la letra que corresponde al país.

7.3.2 Remites.

El remite puede colocarse en dos zonas diferentes del sobre:

• En este caso, el sobre llevaría impreso el remite del mismo, y en él constarían datos como el nombre de la empresa, dirección y logotipo.
• El remite también puede situarse en el reverso del sobre, tanto si está impreso o no, la disposición sería la que se muestra en el Ejemplo 7.6.

7.4 Registro de la correspondencia

Todas las empresas u organismos oficiales reciben y envían correspondencia y ésta debe ser registrada, para ello se utilizan los libros registro de entrada y salida de la correspondencia, donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y salida que tiene lugar en la empresa.

La Tabla 7.1 muestra un ejemplo de un modelo de registro de entrada de la correspondencia y la Tabla 7.2, del registro de salida.

7.5 Registro de fax

Que se realizan a través del fax, por lo que, en general, en casi todas las organizaciones hay un registro de entrada/salida de fax.

La Tabla 7.3 muestra un modelo de registro de entrada de fax.

7.6 El servicio de correos 

7.6.1 Envíos urgentes.

• Postal Exprés Nacional,
• Postal Exprés Internacional,
• Correo urgente internacional.
• Carta urgente.
• Valija.

7.6.2 Básicos.

Dentro de este servicio se encuentra el envío certificado, opción que se utiliza a la hora de enviar documentos u objetos especialmente importantes.

• Carta/tarjeta postal.
• Carta/tarjeta postal certificada.

7.6.3 Paquetería.

Tanto el Paquete Postal como el Paquete Azul están sujetos a unas dimensiones máximas y mínimas, reguladas por Correos, y no pueden sobrepasar los 20 kilos de peso.

Para el envío a otros países, se utiliza el servicio de Paquete Internacional.

• Paquete Azul.
• Paquete Postal.
• Paquete Internacional.

7.6.4 Empresariales.

• Publicorreo.
• Publicorreo internacional.
• Publibuzón.
• Libros (Postlibris).
• Periódicos.
• Apartado postal.
• Franqueo en destino.

7.6.5 Financieros.

En las oficinas de Correos pueden encontrarse productos y servicios que ofrece el Deutsche Bank, ya que Correos es agente de éste banco.

• Giro ordinario.
• Giro urgente.
• Servicios financieros Eurogiro.
• Dinero en minutos.

7.6.6 Telecomunicación.

El servicio de burofax, en este caso, Correos entregará el fax en el domicilio del destinatario, pues éste no dispondría de un terminal de fax. Tipos servicios de telecomunicaciones son los siguientes:

• Telegrama.
• Télex.
• Fax.
• Burofax.

7.6.7 Otros servicios.

• Prefranqueados: envíos ya franqueados.
• Reenvío postal: cuando se cambia de dirección y durante un periódico de tiempo, la correspondencia será al nuevo domicilio.
• Apartado postal o buzón: disponible en las oficinas de correos.
• Embalajes: tales como cajas, sobre verde alcolchado, sobre verde semirrígido, pack postal con burbujas, pack postal papel, embalajes para botellas, eltcétera.

Correos Digital, a través del cual se pueden enviar cartas y postales desde el propio ordenador y a través de internet, con el consiguiente ahorro de tiempo y de recursos.

• Correo Digital: permite enviar cartas y postales desde el propio ordenador del usuario, el proceso es el que a continuación se detalla: Se prepara la carta con el procesador de texto o en formato PDF.
• Compra de sellos: que se pueden personalizar con los imágenes que aporta la propia página web del servicio de Correos.
• Albaranes y Depósitos On Line-Ganes: permite registrar varios albaranes de entrega, referentes a la paquetería que se va a enviar.
• Cambio de domicilio: permite comunicar el cambio de domicilio postal a las empresas, amigos, etc.
• Filatelia Online, correo seguro, etc: son otros servicios que se ofrecen.









Tema 5: Otros documentos de uso en la empresa y las Administraciones Públicas.

5.1 El acta de reunión

El acta es un escrito donde se recoge el resumen de lo tratado en una reunión. En ella se reflejan los acuerdos tomados, las informaciones más importantes que quieren hacerse constar y el recuento de votos.

Para su redacción se utiliza el libro de actas.

• El objeto de la reunión.
• Los asuntos tratados.
• Las intervenciones de los asistentes.
• Los acuerdos tomados.
• El lugar donde se celebra la reunión.

5.2 El certificado

Es una comunicación escrita en la que se da fe, se reconoce o se autentifica un hecho determinado.

El certificado lo expiden personas autorizadas para ello, pertenecientes tanto a la Administración Pública como a la empresa privada.

Normalmente, se utiliza papel tamaño DIN-A4. Puede escribirse en primera o tercera persona.

• Encabezamiento: Este apartado contiene el membrete del organismo o empresa que expide el certificado y la identificación de la persona que lo firma, detallando el nombre y apellidos, así como el cargo que ocupa en la empresa.
• Texto: Comienza con la expresión <<CERTIFICO:>>, escrita en mayúsculas. La circunstancia que se quieren certificar y cada uno de ellos comenzará con la palabra<<Que>>.
• Cierre: El certificado finaliza con unas fórmulas de certificación tales como:

1. Y para que conste, y a petición del interesado, firmo el presente certificado.
2. Y para que conste a los efectos oportunos, expido la presente certificación.



5.3 La solicitud o instancia

La solicitud o instancia es un escrito o documento oficial a través del cual un particular demanda o solicita algo a un organismo competente.

En la actualidad hay un gran número de modelos de impresos de instancias normalizado.

5 partes:

• Encabezamiento: Contiene la identificación del emisor: nombre, número de DNI, domicilio, número de teléfono, lugar y fecha de nacimiento y además, dependiendo del contenido del escrito, cualquier otro dato que se considere necesario, como puede ser la profesión del interesado.
• Exposición: En esta parte se explican los motivos y razones por los que se formula la solicitud.
• Solicitud: Aquí se hace constar, de una manera breve y clara, qué es lo que se solicita.
• Cierre: Se indica la ciudad desde donde se escribe y la fecha completa.
• Pie: Aquí se escribe, en letras mayúsculas, el tratamiento, el cargo u organismo y la ciudad donde se reside el destinatario de la solicitud.

5.4 El oficio

El oficio es una comunicación escrita, un documento que, con carácter oficial, utilizan los organismos públicos, en el que se notifica o comunica alguna cosa de interés a un particular, una empresa u otro organismo oficial, por lo que es un procedimiento que tiene carácter oficial.

Tres partes:

• Encabezamiento: Contiene el membrete de la autoridad u organismo que expide el documento, las referencias, el asunto y la fecha de redacción del escrito.

• Exposición: Es el texto del escrito donde se recogen los antecedentes, motivos y resoluciones del mismo.

Pueden ser:

1. En respuesta a su escrito de fecha.
2. En relación con el expediente tramitado en.
3. Examinada la solicitud de... referente a.
4. Esta Secretaría, mediante oficio número.
5. Visto el expediente instruido a instancia de.
6. Adjunto le remito un.
7. Pongo en su conocimiento.

• Cierre: Consta de: firma, antefirma y cargo de la persona que firma el oficio; la fecha y la localidad del escrito, en el caso que no se hubiera contemplado en la cabecera del escrito y el nombre y la dirección del destinatario, que se podrá incluir en este apartado o en la cabecera del oficio.