Tema 3: La comunicación escrita en la empresa. Las comunicaciones breves.

3.1 La comunicación escrita en la empresa.

• El primero, porque cualquier escrito profesional (cartas comerciales, correos electrónicos, informes, certificados.)

• El segundo es, que cualquier comunicación escrita se puede registrar (registro de entrada y salida de la correspondencia, registro de fax.)
• El tercero, porque una buena comunicación escrita facilita la compresión del mensaje que se quiere emitir.

Un fax, realizar un pedido al proveedor o mediante una carta comercial.

 Un correo electrónico a un proveedor comunicado un retraso en el pago de una factura. Mediante un aviso el cambio del horario de invierno al de verano en la empresa.

3.2 Características de la correspondencia comercial. Normas de comunicación y expansión escrita.

• Las formas, estructuras y contenidos de los escritos.
• La ortografía, la sintaxis y la puntuación, por lo que es recomendable seguir las reglas de la Real Academia Española de la Lengua.
• Escribir frases cortas y simples: redactar de un modo claro y sencillo.
• Separar las frases con los signos de puntuación adecuados.
• Vigilar la sintaxis y la ortografía.
 

3.3 Documentos breves de uso en la empresa.

Comunicaciones breves y que son: el aviso o anuncio, el memorándum, el saluda y la invitación.

3.3.1 El aviso o anuncio

El aviso o anuncio es una noticia o un escrito breve donde se comunica o advierte de alguna cosa a alguien.

• Suelen redactarse en papel tamaño cuartilla.
• No hay saludo ni despedida.
• Todos los avisos llevan fecha y van firmados por la persona del comunicado.
• Encabezamiento. Está formado por el membrete de quien emite el aviso.
• Texto. Formado por el mensaje que se quiere comunicar. Se destacará en mayúsculas la palabra AVISO o ANUNCIO.

3.3.2 El memorándum

El memorándum es un comunicado de régimen interno, que va dirigido a las personas que trabajan en la propia empresa.

• Es un comunicado breve y concreto.
• Tiene impreso el membrete de la empresa.
• No se utiliza ninguna fórmula de saludo ni despedida.
  

 

3.3.3 El saluda

El saluda es un escrito breve que utilizan las personas que tienen un cargo en la empresa, pública o privada, para comunicar, de forma protocolaria o ceremoniosa.

• Se redacta siempre en tercera persona.
• No va firmado.
• En general, los márgenes izquierdo y derecho que se utilizan en el cuerpo del saluda son de 2 cm.
• El color del papel que se utilizará será claro y el tamaño, cuartilla u holandesa.
• No figura el sello de la empresa.

• Encabezamiento: aquí consta, de manera impresa, el cargo o título de la persona que envía el escrito o saluda.
• Texto: en esta parte se expone el motivo de saluda.
• Pie: se cierra el escrito con el nombre completo de la persona que emite el saluda.

3.3.4 La invitación

La invitación es un documento que se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como puede ser una conferencia, una inauguración, un coloquio o una toma de posesión.

• Es un comunicado breve.
• Se escribe en tercera persona.
• El color del papel será claro y de calidad, con el grosor adecuado.
• No va firmado.
• Encabezamiento: donde se figura el nombre y apellido de quien emite la invitación, además del cargo y empresa u organismo al que pertenece.
• Texto: en esta parte se hace constar el acto de que se trata, el lugar y la hora.
• Pie: en esta parte irá la fecha que constará solo del lugar, mes y año.