Tema 4: La comunicación escrita en la empresa. La carta comercial.

4.1 La carta comercial: aspectos formales

Las cartas mercantiles es importante tener en cuenta una serie de reglas o normas básicas.
La forma y el tipo de papel, conviene seguir estas recomendaciones:

• Usar papel de color claro.
• La medida del papel que más utiliza es DIN-A4.

 Al sobre:

• Es conveniente que hagan juego con el papel en su forma y color.
• Es conveniente escribir la dirección del destinatario añadiendo su cargo.

4.1.1 Estilos de cartas comerciales.

• Moderno: Comienza en el margen izquierdo del papel y no se emplea ninguna sangría.
• Moderno modificado: Es muy parecido al anterior excepto que la despedida, la antefirma, y la firma.
• Profesional: Se utiliza la sangría para la fórmula del saludo y al comienzo de cada párrafo.
• Evolucionado: Se prescinde del saludo y de la despedida.

4.2 Contenido y estructura de la carta comercial.

4.2.1 Encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Está formado por el membrete, el destinatario, el lugar y la fecha donde se escribe la carta, las referencias, el asunto y el saludo.

• Membrete: Aparece impreso en la parte superior de las cartas, bien en el centro o a la izquierda del papel.

• Destinatario: Se escribe debajo del membrete, a la izquierda o derecha de la página, si se va a utilizar sobre ventanilla.

• Lugar y fecha: Es muy importante no olvidar incluir el lugar y la fecha en los que se escribe la carta.
• ISO de 1976, esta manera de expresar la fecha es válida internacionalmente.

•  Referencias: Suelen ser utilizadas por empresas que tienen un alto volumen de correspondencia.

1.  N/ref.
2. S/ref. (su referencia): que se utilizará cuando tengamos una referencia de la persona o empresa remitente.

• Asunto: Es una síntesis del contenido de la carta, de tal manera que facilita al destinatario de la misma el conocer su contenido de un solo vistazo.
• Saludo: Es el tratamiento inicial que se establece con el destinatario de la carta.

4.2.2 Texto o cuerpo de la carta

El cuerpo o texto es la parte del documento donde se describe el mensaje que se quiere comunicar al destinatario.

• Se utilizará un vocabulario cortés, amplio, agradable y no repetitivo.
• Se expondrá la idea o motivo de la carta con orden y de una manera clara.
• Los diferentes asuntos o ideas a tratar serán separados por párrafos.
  
  4.2.3 Cierre
  
  El cierre es la parte final de la carta y consta de:
• Frase de despedida.
• Antefirma y firma: La antefirma se pone para expresar el nombre de una empresa, y debajo de la misma, se sitúa la firma de la persona responsable de la carta.

Ésta firmará haciendo constar las abreviaturas siguientes:

1. P.A. (por autorización).
2. P.O. (por orden).
3. P.P. (por poder).

• Anexos, anejo, adjunto: Son expresiones que se utilizan para indicar que hay documentos que se incluyen relacionados con la carta comercial.

 Las postdatas y observaciones debe evitarse en lo posible.

4.3 Tipos de cartas comerciales.

4.3.1 Cartas de oferta

Utilizan la carta de oferta para introducirse en el mercado y presentar sus nuevos artículos a clientes potenciales.

4.3.2 Cartas de petición de información

 Las empresas recogen información de diferentes proveedores: precios condiciones de entrega, condiciones de pago, fecha de entrega, para de esta manera, comparar y elegir el más conveniente.

4.3.3 Cartas de pedido

Muchas empresas utilizan el fax, el teléfono o el correo electrónico para hacer los pedidos sin necesidad de escribir una carta.

4.3.4 Cartas de envío de mercancías

En estas cartas se informa al cliente que el pedido ya está en camino.

4.3.5 Cartas de reclamación de mercancías

Estos tipos de cartas se deben redactar teniendo cuidado en elegir cuidadosamente el lenguaje que se emplea, pues son consecuencia de que en el proceso de recepción del pedido realizado algo no ha ido bien, porque se han recibido mercancías en mal estado.

4.3.6 Cartas de reclamación de pagos

Desde un error en el sistema de anotación a una situación económica desfavorable o sencillamente no tener ninguna intención de pagar.

4.3.7 La carta circular



La carta circular para dar a conocer alguna novedad o noticia de interés. Se puede dirigir tanto al personal de la propia empresa como a otras personas o entidades.



Tema 3: La comunicación escrita en la empresa. Las comunicaciones breves.

3.1 La comunicación escrita en la empresa.

• El primero, porque cualquier escrito profesional (cartas comerciales, correos electrónicos, informes, certificados.)

• El segundo es, que cualquier comunicación escrita se puede registrar (registro de entrada y salida de la correspondencia, registro de fax.)
• El tercero, porque una buena comunicación escrita facilita la compresión del mensaje que se quiere emitir.

Un fax, realizar un pedido al proveedor o mediante una carta comercial.

 Un correo electrónico a un proveedor comunicado un retraso en el pago de una factura. Mediante un aviso el cambio del horario de invierno al de verano en la empresa.

3.2 Características de la correspondencia comercial. Normas de comunicación y expansión escrita.

• Las formas, estructuras y contenidos de los escritos.
• La ortografía, la sintaxis y la puntuación, por lo que es recomendable seguir las reglas de la Real Academia Española de la Lengua.
• Escribir frases cortas y simples: redactar de un modo claro y sencillo.
• Separar las frases con los signos de puntuación adecuados.
• Vigilar la sintaxis y la ortografía.
 

3.3 Documentos breves de uso en la empresa.

Comunicaciones breves y que son: el aviso o anuncio, el memorándum, el saluda y la invitación.

3.3.1 El aviso o anuncio

El aviso o anuncio es una noticia o un escrito breve donde se comunica o advierte de alguna cosa a alguien.

• Suelen redactarse en papel tamaño cuartilla.
• No hay saludo ni despedida.
• Todos los avisos llevan fecha y van firmados por la persona del comunicado.
• Encabezamiento. Está formado por el membrete de quien emite el aviso.
• Texto. Formado por el mensaje que se quiere comunicar. Se destacará en mayúsculas la palabra AVISO o ANUNCIO.

3.3.2 El memorándum

El memorándum es un comunicado de régimen interno, que va dirigido a las personas que trabajan en la propia empresa.

• Es un comunicado breve y concreto.
• Tiene impreso el membrete de la empresa.
• No se utiliza ninguna fórmula de saludo ni despedida.
  

 

3.3.3 El saluda

El saluda es un escrito breve que utilizan las personas que tienen un cargo en la empresa, pública o privada, para comunicar, de forma protocolaria o ceremoniosa.

• Se redacta siempre en tercera persona.
• No va firmado.
• En general, los márgenes izquierdo y derecho que se utilizan en el cuerpo del saluda son de 2 cm.
• El color del papel que se utilizará será claro y el tamaño, cuartilla u holandesa.
• No figura el sello de la empresa.

• Encabezamiento: aquí consta, de manera impresa, el cargo o título de la persona que envía el escrito o saluda.
• Texto: en esta parte se expone el motivo de saluda.
• Pie: se cierra el escrito con el nombre completo de la persona que emite el saluda.

3.3.4 La invitación

La invitación es un documento que se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como puede ser una conferencia, una inauguración, un coloquio o una toma de posesión.

• Es un comunicado breve.
• Se escribe en tercera persona.
• El color del papel será claro y de calidad, con el grosor adecuado.
• No va firmado.
• Encabezamiento: donde se figura el nombre y apellido de quien emite la invitación, además del cargo y empresa u organismo al que pertenece.
• Texto: en esta parte se hace constar el acto de que se trata, el lugar y la hora.
• Pie: en esta parte irá la fecha que constará solo del lugar, mes y año.

Tema 6: Medios y equipos ofimáticos y telemáticos. El correo electrónico.

6.1 La telemática:

Un terminal emisor y en otro lugar hay un terminal receptor; ambos terminales están vinculados por una canal de transmisión de datos, por donde viaja la información.

6.2 El ordenador:

El ordenador es una máquina electrónica dotada de una memoria de gran capacidad y de métodos de tratamiento de la información.
La informática es el conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de ordenadores.

6.2.1 La unidad central del proceso (CPU)

La placa base:

El microprocesador es un elemento fundamental de la placa base.

• La memoria es un elemento muy importante de la placa base. Se divide en memoria ROM y memoria RAM.

6.2.2 La memoria externa

La memoria externa recoge toda la información que hemos introducido en el ordenador.

• El disco duro, que en la actualidad tiene una capacidad de memoria que se mide en gigabytes.
• Los lápices de memoria, con capacidad en Gbytes.
  

6.2.3 Los periféricos:

Los Periféricos son dispositivos que conectados al ordenador permiten la entrada o salida de datos en el mismo.

Periféricos de entrada

 

Teclado.

El funcionamiento del teclado es el siguiente: las teclas están unidas a una matriz de circuitos.

• El teclado ergonómico, que está dividido en dos grupos de teclas dispuestas formando un ángulo.
• El teclado inalámbrico, que normalmente viene junto con el ratón.

Ratón.

El ratón es un periférico de entrada que se utiliza sobre una superficie plana.

Micrófono.

Para su utilización se necesita una tarjeta de sonido en el ordenador y un programa de reconocimiento de voz.

Escáner.

Es un periférico de entrada por el que es posible introducir caracteres, dibujos, imágenes en el ordenador.

Cámaras Digitales.

Permiten transmitir y también capturar fotografías e imágenes en movimiento.

Lectores de códigos de barras.

Los códigos de barras son un conjunto de líneas o barras.

Lectores de bandas magnéticas.

Son dispositivos que leen los datos que están grabados en las bandas magnéticas de las tarjetas.

Joystick.

Este dispositivo utiliza la palanca y los pulsadores para introducir los movimientos en el ordenador.

Periféricos de salida

Monitor.

Es el periférico o dispositivo de salida más importante.

El tamaño de las pantallas, varía desde las 14 hasta las 50 pulgadas.

Hay ordenadores que pueden presentar una resolución que varía desde 640 x 480 píxeles hasta 1.600 x 1.200 píxeles.

Impresora.

La impresora, es un periférico o dispositivo de salida de información.

Las impresoras láser tienen las siguientes características:

• Transmiten la imagen al papel a través de un haz de luz láser. La calidad de la imagen en el papel es muy buena.

 Inyección de tinta, tienen las siguientes características:

• Tienen menor velocidad a la hora de transmitir la imagen al papel.
• Utilizan cartuchos de tinta.

Plotter.

Este dispositivo de salida de información permite la impresión de planos, diseños industriales, mapas.

Periféricos de entrada / salida

Hay diferentes periféricos de entrada / salida de datos son:

Módem, módem fax y router

El módem es un periférico que se utiliza para enviar y para recibir datos a través de internet. 
El módem interno, que es un aparato que se conecta directamente a la placa madre o placa base del ordenador.

• El módem externo, que se conecta al ordenador a través de un puerto serie o USB.

Pantallas táctiles

Estos aparatos permiten dar órdenes u obtener información con solo posar un dedo en su superficie.

6.2.4 Los conectores del PC:

 

Los puertos COM o puertos serie se utilizan para establecer la conexión con el ratón o el módem.

El puerto paralelo permite transferir la información de una manera mucho más rápida que los puertos serie.

La conexión o puerto USB es un modelo en serie, que hace que se simplifique la conexión del ordenador con los periféricos, pues permite que el teclado, el ratón, la impresora, la cámara digital.

6.3 El correo electrónico:

Son muchos los servicios y aplicaciones que se pueden encontrar en internet; de entre todos ellos, el correo electrónico o e-mail.

El correo electrónico presenta una serie de ventajas:

• Rapidez en la comunicación: cuando se ha enviado.
• Bajo coste económico.
• No es necesaria la utilización del papel.

La bandeja de entrada, correo enviado donde se van recogiendo todos los mensajes que vamos escribiendo y que enviamos cuando creamos oportuno.

Una dirección de correo electrónico se compone de diferentes partes:

• Una primera parte es el nombre utilizado por el usuario.
• No se pueden utilizar vocales acentuadas y en general.

Una segunda parte y separada por la arroba la dirección del servidor en el que se el usuario tiene su buzón de correo.

El correo electrónico presenta una serie de posibilidades:

•    Permite crear enviar y borrar mensajes.
•    Se pueden imprimir mensajes.
•    Permite gestionar la libreta de direcciones.
•    Permite leer boletines de noticias.

6.4 El fax:

El fax es un elemento imprescindible en la vida moderna y recibir documentos tales como contratos, órdenes de compra.

• Un teléfono, necesario para hacer la comunicación telefónica entre los dos aparatos de fax.
• Un módem, que se encarga de convertir las señales binarias digitales en señales analógicas.
  

6.4.1 El módem fax:

Un módem fax supone la existencia de un computador con un módem.

6.5 Otros medios y equipos de elaboración y reproducción de documentos.

6.5.1 La máquina de escribir:

1. El carro, que se mueve de derecha a izquierda conforme se pulsa cada tecla.
2. Las piezas internas, que quedan debajo de la carcasa de la máquina son la cinta de tinta, el guía - tipos, los tipos.
3. El teclado. Las letras están dispuestas en el teclado atendiendo a un orden universal.

6.5.2 La estenotipia:

La estenotipia es la taquigrafía a máquina. Es un método que, por medio de ciertos signos y abreviaturas.



6.5.3 La fotocopiadora y la multicopista:

Las multicopistas, se utilizan cuando se va a hacer un elevado número de copias de un documento.

La fotocopiadora reproduce imágenes directamente sobre el papel.

Tema 1: La comunicación empresarial

1.1 Elementos de la comunicación

Emisor: es quien envía el mensaje.
Receptor: es la persona que recibe el mensaje.
Mensaje: es la información o recado que envía una persona a otra.
Canal: es la vía por la cual el emisor envía o transmite el mensaje o información al receptor.
Código: se trata del conjunto de reglas propias que se utilizan en cada sistema de signos, palabras y símbolos.
Eco (escucha, compresión, habilidad, orientación): también conocido como retroalimentación, feed-back o reformulación.

1.2 Barreras de la comunicación

Barreras ambientales: como son sillas incómodas, sonido del teléfono, interrupciones, ruidos.
Barreras terminológicas: que consisten en utilizar un lenguaje demasiado técnico y difícil de comprender, así como la falta de claridad en las expresiones o el uso de siglas o abreviaturas.
Barreras administrativas: que forman parte de la estructura organizacional de la empresa y hacen que se reciban informaciones que no corresponden a nuestros conocimientos o responsabilidades.
Barreras interpersonales: basadas en suposiciones y percepciones incorrectas.

1.3 Comunicación, información y comportamiento.

1.3.1 La comunicación

La comunicación es el proceso por el que se transmite una información de un emisor a un receptor, de tal manera que se produce un intercambio de mensajes, ideas, sentimientos y acciones entre las personas.

1.3.2 La información:

La información es un conjunto de datos acerca de algún hecho, suceso o situación que se transmiten, y una vez organizados estos datos, nos permiten saber cosas sobre algo determinado.

Características de la información:

• La información asimilada se transforma en conocimiento.
• Proporciona datos que ayudan a tomar decisiones y soluciones.

1.3.3 El comportamiento:

El comportamiento es una manera de realizar acciones dependiendo de las circunstancias.

1.4 La comunicación interna en la empresa.

Las comunicaciones internas de la empresa se dividen en:

• Comunicaciones descendentes: son las que van desde un nivel jerárquica superior a uno inferior.
• Comunicaciones ascendentes: la información comienza en un nivel de jerarquía y va otro nivel más alto. 
• Comunicaciones horizontales o laterales: hay un intercambio de información en el mismo nivel.

Organización aparecen dos formas de comunicación:

1. Comunicación formal: es la forma de comunicación que está establecida por la empresa.
2. Comunicación informal: es la forma de comunicación que nace espontáneamente entre las personas que ocupan una posición en la organización formal de la empresa.

1.5 Las relaciones humanas y laborales en la empresa.

1.5.1 Relaciones humanas:

• Considerar al trabajador como el principal capital y aliado.
• Fomentar el sentido de pertenencia a la empresa entre los trabajadores.
• Considerar a los empleados como colaboradores, independientes, maduros e interesados hará que se sientan satisfechos.

1.5.2 Relaciones laborales:

• La necesidad, la estrategia, o la obligación en la negociación colectiva.
• Evaluación de los puestos y tareas.
• Prevención y solución de los conflictos en el trabajo al aceptar.
• Reconocimiento del elemento humano como un factor más importante que los aspectos técnicos del trabajo.

1.6 La comunicación externa en la empresa, la publicidad y las relaciones públicas.

• La comunicación externa operativa, que tiene como finalidad el mostrar a la empresa como una organización que informa de sus productos o servicios.

• La publicidad, que es un medio para promocionar la imagen. La necesidad que tiene la empresa de cuidar su imagen se realiza a través de publirreportajes, de revistas de comunicación, de la radio, de internet o de las vallas publicitarias.

• Las relaciones públicas, que son estrategias que se utilizan en las empresas para gestionar la comunicación entre la organización y el público al que se quiere dirigir, de tal forma que se mantenga una imagen positiva.

Tema 2: Organización de la empresa.

2.1 Principios y tipos de organización empresarial.
 

Organización jerárquica. Este modelo organizativo es también conocido con el nombre de organización lineal o militar, porque se utiliza en instituciones militares.

Como ventajas podemos resaltar las siguientes:

• Cada empleado solo tiene un jefe inmediato, por lo que los deberes y obligaciones aparecen claramente definidos.
• La disciplina es fácil de mantener. 

Como inconvenientes que no fomenta la especialización del trabajo y además es una forma de organización rígida e inflexible.

• Organización funcional. Se caracteriza por introducir especialistas en las diferentes funciones empresariales, es decir, es un modelo de organización que propicia la mayor especialización del trabajo.
• Organización mixta o lineo-funcional. Es un modelo organizativo en que se combinan la organización lineal y la organización funcional.

2.2 La organización empresarial. Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de una organización. Se utiliza para indicar, además de la línea jerárquica, las relaciones de autoridad, la división de funciones, los canales de autoridad y las relaciones existentes.

 Puede ser general, si refleja toda la estructura de la empresa, o parcial si solo refleja una parte de está.

2.2.1 Elaboración de organigramas:

Para diseñar los organigramas es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Han de ser muy claros y de fácil compresión.
• Dentro de un mismo nivel  del organigrama.
• Las líneas serán de trazo continuo para referirse a las relaciones jerárquicas y de trazo discontinuo para el resto de relaciones.
• Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.

2.2.2 Clasificación de los organigramas.

• Organigrama vertical.
• Organigrama horizontal.
• Organigrama mixto.
• Organigrama circular.

Organigrama vertical

Organigrama horizontal

Organigrama mixto

Organigrama circular

2.3 Departamentos y áreas funcionales tipo de la empresa. Funciones del personal.

Dirección:

• Dirección y control

Departamento comercial:

• Comercial

1. Compras:
2. Almacén
3. Ventas
4. Marketing

• Área técnica o de producción

1. Fabricación 
2. Control de Calidad 
3. Investigación y desarrollo

• Departamento de administración y finanzas

1. Financiero
2. Contable

• Departamento de recursos humanos 

1. Personal
2. Nóminas 
3. Seguridad e higiene
4. Médico

• Organigrama general de la empresa